Administratör till avdelningen Försvarsteknik

 Ref: FOI-PERS- 2024-452

Är du en driven administratör? Vill du arbeta i en kreativ forskningsorganisation med möjlighet att göra skillnad för Sveriges framtida försvar och säkerhet? Då kan FOI vara din nya arbetsplats! Vi erbjuder ett samhällsviktigt arbete, en utvecklande arbetsmiljö och ett arbetsliv i balans.

Om tjänsten

I rollen som administratör ingår du i ett team tillsammans med andra administratörer som ger stöd till enhetschefer och projektledare. Du bistår avdelnings- och enhetsledning samt olika forskningsprojekt med planering, uppföljning och samordning. Du sköter allt från daglig kontorsservice till praktisk och administrativ planering inför seminarier och konferenser, besöksplanering samt protokollföring. Arbete i våra olika stödsystem är en naturlig del av dina arbetsuppgifter. Du förväntas även bidra i arbetet med utveckling och förbättringar av administrativa rutiner och processer samt att kunna ge stöd till oerfarna kollegor. Uppgifter såsom redigering och layout av rapporter och andra dokument, samt framtagande av presentationsmaterial, förekommer också.

Om enheten

Du kommer att tillhöra kansliet vid avdelningen Försvarsteknik och stödja olika enheter inom avdelningen. Avdelningen består av ca 220 medarbetare som arbetar med grundläggande och tillämpad forskning till stöd för svenska totalförsvaret. Läs gärna mer om vad vi gör Försvarsteknik - Totalförsvarets forskningsinstitut - FOI

Placeringsort är Kista i Stockholm.

Har du den kompetensprofil vi behöver?

Du har eftergymnasial examen som är relevant för tjänsten och har nu funnit dig tillrätta i en administrativt stödjande roll. Du har betydande erfarenhet från motsvarande arbete som denna tjänst där du har gett administrativt stöd till chefer eller ledningsgrupper med såväl enklare som mer komplexa uppgifter. Du är avancerad användare av Microsoft Word och har även god förmåga att arbeta i Excel och PowerPoint samt andra stödsystem. Du har erfarenhet av arbete som administratör inom en statlig myndighet och eller annan offentlig verksamhet. Du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och även god förmåga att både skriva och tala engelska.

Det är meriterande med erfarenhet av arbete med redigering och layout av rapporter och andra dokument och särskilt med språkgranskning av engelskspråkiga vetenskapliga rapporter. Du har med fördel erfarenhet av administrativt stöd i samband med seminarier, konferenser samt projektverksamhet.

Eftersom din funktion innebär att vara en central kontaktpunkt för både medarbetare och chefer söker vi dig som är serviceinriktad, flexibel och har en god samarbetsförmåga. Du är dessutom självgående och arbetar på ett strukturerat sätt för att leverera resultat enligt uppsatta tidsramar och med god kvalitet.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi dig?

FOI erbjuder en unik arbetsplats, där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för både totalförsvaret och hela samhället. FOI är en statlig myndighet under Försvarsdepartementet och är ett av Europas ledande forskningsinstitut inom försvar och säkerhet. Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning.

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss: https://www.foi.se/jobba-hos-oss

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 9 oktober 2024.

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta ställföreträdande avdelningschef Irina Eriksson. Fackliga företrädare är Staffan Lindgren (Saco-S) och Krister Söderberg (OFR/S – ST). Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.

Då vi är en myndighet betraktas inlämnade ansökningshandlingar som allmän handling och kan på begäran lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.
Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.