Rapportadministratör

Vill du arbeta med administration av forskningsrapporter och vara en viktig kugge i arbetet med att synliggöra vår forskning inom försvar och säkerhet? Är du en serviceinriktad och strukturerad person som gärna hanterar flera parallella processer samtidigt? Då kan FOI vara din nästa arbetsplats! Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete.

Om tjänsten

Som rapportadministratör har du ansvar för processen från det att forskaren lämnar ett färdigt manus, till att forskningsrapporten är registrerad och distribuerad eller publicerad. Arbetet innebär bland annat:

• Mallhantering, registrering i vårt rapportsystem, kontroll av formalia och distribution.
• Användarsupport i vårt digitala rapportgranskningssystem. Som superanvändare av systemet har du en viktig uppgift i att coacha andra och svara på frågor.
• Rådgivning och sökning efter rapporter på uppdrag av FOI:s medarbetare och uppdragsgivare.
• Informationshantering, ofta i nära samarbete med FOI:s registratur.
• Publicering av information om rapportadministrationen på vårt intranät.

Utöver arbetsuppgifterna ovan förekommer en del enklare arbete med layout och stöd till forskningsavdelningarna i frågor som rör mallar, formgivning och bildval.

För rätt person finns det möjlighet att utvecklas inom sektionens andra ansvarsområden. Vi tycker det är viktigt att du är en lagspelare; vid arbetstoppar hjälper vi varandra med det som behöver prioriteras.

Om oss

Du kommer att ingå i Sektionen för publikationer och rapporterar till sektionschefen. I sektionen finns funktioner för tryckeri, rapportadministration samt grafisk profil och produktion. Sektionen tillhör Kommunikationsenheten som är en del av avdelningen Forskningsstöd. På Kommunikationsenheten finns också funktioner för digitala kanaler, presstjänst, kommunikationsrådgivning och bibliotek. Kommunikationsenheten växer och det pågår flera större utvecklingsprojekt. Läs gärna mer här om vad avdelningen gör: Forskningsstöd. 

Inom FOI använder vi dokument- och ärendehanteringssystemet Platina för registrering av såväl ärenden som rapporter. Vi använder också ett egenutvecklat digitalt rapportgranskningssystem.

Har du den kompetensprofil vi behöver? 

Krav

• Minst ett års aktuell erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter likt de ovan beskrivna.
• Minst ett års aktuell erfarenhet av informationshantering och arbete i dokument- och ärendehanteringssystem.
• Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet.
• Kunskaper i Adobe-programmen Acrobat och Indesign.
• Goda kunskaper i svenska och engelska.
• Gymnasieexamen eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.

För att lyckas i rollen är det viktigt att du är serviceinriktad och har god samarbetsförmåga. Du är kvalitetsmedveten, noggrann och har förmåga att självständigt strukturera och organisera ditt arbete. Du kan på ett pedagogiskt, tydligt och smidigt sätt förmedla regler och riktlinjer inom ditt ansvarsområde. Du är stabil och behåller ditt lugn i situationer med högt tempo. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper!

Meriterande

• Vana vid att arbeta i databaser och andra administrativa stödsystem.
• Erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter likt de som beskrivs ovan inom offentlig verksamhet.
• Kunskaper i hantering av sekretessbelagda handlingar, inklusive försvarssekretess.

Vad erbjuder vi dig?

Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Vi erbjuder en unik arbetsplats där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för totalförsvaret och hela samhället. Forskningen tillämpas både inom försvarsmyndigheter och hos civila aktörer och spelar en avgörande roll i att bygga en relevant och effektiv försvarsförmåga.

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss: https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html

Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning.

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 1 juni!

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta sektionschef Helena Reistad. Fackliga företrädare är Jon Grumer (Saco-S) och Eddie Krusten (OFR/S – ST) Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.

FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.