Erfaren enhetsadministratör

Vill du arbeta som enhetsadministratör i en kreativ, forskningsintensiv och expanderande verksamhet? Är du dessutom en person som trivs med att ha ett självständigt och omväxlande arbete där kvalitet och service står i fokus? Då kan FOI vara din nya arbetsplats! Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete!

Om tjänsten

Som enhetsadministratör hos oss ger du ett brett och kvalificerat stöd till enhetschefer, projektledare och forskare. Du kommer att arbeta med planering, uppföljning, samordning och sammanställningar. I arbetet ingår även att skriva beställningsunderlag, förbereda inför nyanställningar och introduktion samt koordinering vid återkommande kurser, konferenser och externa besök. Arbete i våra olika stödsystem är en naturlig del av dina arbetsuppgifter. Informationsspridning, t ex via intranätet, ingår i uppdraget.

Om enheten 

Du ingår i kansliet på avdelningen Cyberförsvar och ledningsteknik. Kansliets personal är en del av avdelningens dagliga verksamhet genom att stödja chefer och ha täta dialoger med projektledare och övriga medarbetare. Kansliet består idag av en avdelningssekreterare, flera enhetsadministratörer, en handläggare och en avdelningsekonom, totalt sju medarbetare. Avdelningens verksamhet, samt kansli är i huvudsak lokaliserad till Linköping. En del av verksamheten finns dock placerad i Kista, där även myndighetens huvudkontor återfinns. FOI rekryterar i högt tempo och därför utökar vi kansliet med ytterligare en enhetsadministratör som kommer att stötta en verksamhetsområdeschef, 2-3 enhetschefer och medarbetare vid 2-3 enheter bestående av vardera ca 20 medarbetare i Kista.

Arbetet sker i huvudsak på plats med anledning av verksamheten art. Läs gärna mer om vad avdelningen gör här: https://www.foi.se/om-foi/organisation/cyberforsvar-och-ledningsteknik.html

Har du den kompetensprofil vi behöver? 

Krav

• gymnasieutbildning
• flerårig praktisk erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
• mångårig erfarenhet av att stödja chefer och ett stort antal medarbetare
• mycket god datorvana och kompetens av Office-paketet
• god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift.

Som person är du strukturerad, flexibel och effektiv, samt tar gärna självmant på dig både enkla och mer avancerade arbetsuppgifter. Du har förmåga att snabbt ta till dig rutiner, regler och processer. Som person bör du ha lätt att skapa goda kontakter med alla typer av professioner, såväl interna som externa.

I urvalsprocessen kommer stor vikt att läggas vid dina personliga egenskaper.

Meriterande

• erfarenhet av arbete i en projektorganisation med stöd åt projektledare
• erfarenhet av administrativt arbete inom statlig myndighet
• arbetat med administrativa stödsystem, t.ex. Agresso.

Vad erbjuder vi dig?

Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Vi erbjuder en unik arbetsplats där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för totalförsvaret och hela samhället. Forskningen tillämpas både inom försvarsmyndigheter och hos civila aktörer och spelar en avgörande roll i att bygga en relevant och effektiv försvarsförmåga.

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss: https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html

Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning.

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 4 november 2025.

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta stf avdelningschef Linda Sjödin eller enhetschef Mikael Jangelind. Fackliga företrädare är Niclas Wadströmer (Saco-S) och Anette Frid (OFR/S – ST) Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.

FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.