Avdelningssekreterare

Trivs du i en samordnande roll och har erfarenhet av att ge stöd till beslutsfattare? Då kan FOI vara din nya arbetsplats! Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete!

Om tjänsten 

Som avdelningssekreterare för Vapen, skydd och säkerhet stödjer du avdelningsledningen genom att planera, följa upp och samordna avdelningens ärenden och aktiviteter. Arbetsuppgifterna omfattar bland annat kalenderhantering, granskning och kvalitetssäkring av handlingar samt beredning av beslutsunderlag.

Du tar fram presentationsmaterial och ansvarar för förberedelser inför möten, besök och andra avdelningsgemensamma forum. Tillsammans med kanslichefen och avdelningscontrollern verkar du för att utveckla, förvalta och säkerställa enhetliga rutiner inom avdelningen.

I rollen ingår även att initiera och bidra till förbättring av rutiner och processer, både på avdelningen och inom myndigheten när det är aktuellt. Du ger dessutom stöd till kollegor i deras arbete och medverkar till en strukturerad och effektiv ärendehantering.

Om enheten 

Natursköna Grindsjön ligger på Södertörn, ca 4 mil söder om Stockholm. SL-bussförbindelser finns med Tumba, Västerhaninge och Ösmo/Nynäshamn. Du kommer att ingå i sektionen VSS Verksamhetsstöd som består av administratörer, ekonomer och handläggare och tillhör avdelningen Vapen, skydd och säkerhet.

Har du den kompetensprofil vi behöver?

Krav

Vi söker dig som har:

• gymnasieutbildning
• flerårig och relevant erfarenhet av att stödja beslutsfattare, gärna inom offentlig sektor
• erfarenhet av att prioritera och driva flera ärenden samtidigt
• mycket goda kunskaper av Office-paketet
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
• god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på engelska

För att trivas i rollen som avdelningssekreterare ser vi att du är en noggrann och samarbetsinriktad person som arbetar strukturerat och proaktivt. Anpassningsförmåga och lyhördhet inför förändrade förutsättningar är en förutsättning för rollen. Du bör även självständigt kunna fatta välgrundade beslut med hög personlig mognad, gott omdöme och integritet. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Meriterande

 Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av att hantera sekretesskyddade handlingar
• erfarenhet av att föra anteckningar vid möten

Vad erbjuder vi dig?

Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Vi erbjuder en unik arbetsplats där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för totalförsvaret och hela samhället. Forskningen tillämpas både inom försvarsmyndigheter och hos civila aktörer och spelar en avgörande roll i att bygga en relevant och effektiv försvarsförmåga.

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss: https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html

Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning.

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 9:e december 2025!

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Åsa Hammarström. Fackliga företrädare är Filip Gökstorp (Saco-S) och Kimmy Skånberg (OFR/S – ST). Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.

FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.